Le contrôle qualité dans NumaHOP
Le contrôle qualité dans le workflow NumaHOP
Le contrôle qualité intervient après livraison des fichiers par le prestataire. NumaHop effectue d’abord une série de contrôles automatisés en fonction du paramétrage effectué.
Une fois les contrôles automatiques validés, les documents passent en attente de contrôles manuels. Il est alors possible d’appliquer deux niveaux de contrôle :
- Du pré-rejet et de la pré-validation
- Puis une étape de validation définitive des contrôles
Les principe du contrôle qualité
Le contrôle qualité dans NumaHop se fait grâce à la visionneuse embarquée. Selon les paramétrages choisis, il peut être :
- Exhaustif (vérification de toutes les pages de tous les documents du lot)
- Effectué par échantillonnage (un nombre de pages limité par document, un nombre de documents limité par lot ou un nombre de pages limité par lot). Le pourcentage d’échantillonnage est également indiqué dans les paramétrages.
D’autre part, le contrôle qualité prévoit l’apposition d’erreurs sur les pages concernées. Il y a deux types d’erreurs, majeures et mineures. De la même façon que pour le type de contrôle, le pourcentage d’erreurs acceptées est indiqué dans les paramétrages. Passé ce pourcentage d’erreurs, NumaHop proposera de rejeter le document.
Configurer le contrôle qualité
Créer une configuration du contrôle qualité
Paramétrer le contrôle qualité a lieu dans le module Administration, puis l’onglet « Contrôles » de l’encart « Configuration ».
Il est possible de créer plusieurs configurations, par exemple selon le type de documents : un lot de manuscrits pourrait être contrôlé en intégralité avec un taux d’erreur majeure limité, tandis qu’un contrôle par échantillonnage pourrait être appliqué pour un lot de monographies imprimées. Tout dépend des choix de l’établissement.
SI des configurations ont déjà été créées, la liste apparaît sur l’écran d’accueil des contrôles. Pour en ajouter une, cliquer sur le bouton + :
Les différents réglages possibles
Penser à nommer la configuration pour la retrouver facilement.
Les taux d’erreurs
C’est un pourcentage qu’il faut rentrer.
Un pourcentage de 20% de taux d’erreurs majeures signifie que pour un document de 10 pages contenant 3 erreurs majeures (30%) enregistrées, NumaHop proposera le rejet du document.
Voici les erreurs enregistrées :
La méthode et le taux d’échantillonnage
Si le contrôle a pour but d’être exhaustif, choisir « pas d’échantillonnage ».
Si le contrôle n’a pas pour but de s’appliquer à tous les documents mais seulement à un échantillon, il faut indiquer le taux d’échantillonnage. C’est un pourcentage.
Il existe 3 méthodes d’échantillonnage. Par exemple, pour un échantillonnage de 40% sur un lot de 100 documents :
- Documents dans la livraison : Le contrôle sera obligatoire pour une sélection de 40 documents.
- Pages dans chaque document : Tous les documents seront à contrôler, mais pas dans leur intégralité ; seules 40% des pages seront affichées dans la visionneuse pour chacun d’entre eux.
- Pages dans tous les documents : NumaHop sélectionne 40% des pages tous documents confondus. Si le lot fait 1000 pages, il faudra contrôler 400 pages, qui seront affichées dans la visionneuse les unes à la suite des autres, quelle que soit l’appartenance des pages à un document. Le choix des pages est aléatoire.
Les différents contrôles : activation et blocage
NumaHOP liste ensuite toute une série de contrôles qui sont effectués de manière automatisée.
Libre à chaque établissement de rendre ces contrôles actifs ou pas. De la même manière, ces contrôles peuvent être, si actifs, bloquants ou pas.
Si un contrôle est activé et bloquant, NumaHop va rejeter la livraison d’un document non conforme, avant même que le contrôle qualité puisse s’effectuer.
Ci-dessous, exemple de configuration pour un projet de numérisation courante avec demande de génération d’un PDF océrisé.
Une fois la configuration terminée, cliquer sur le bouton « Enregistrer ». 
Sélectionner une configuration pour un lot
Lors de la création d’un lot, un encart est dédié aux configurations de contrôle.
Dans l’entrée « Configuration contrôles », choisir la configuration souhaitée. Une liste déroulante permet de retrouver toutes les configurations enregistrées.
Rentrer ensuite les informations de compression, résolution minimale et profil colorimétrique. Ces données sont surtout indispensables si les contrôles correspondants sont activés et bloquants.
Le contrôle qualité dans le workflow
Le contrôle qualité peut être divisé en deux étapes dans le workflow. Il est possible en effet de créer une étape intermédiaire de pré-validation ou de pré-rejet et une étape de validation finale.
Pour cela, ouvrir le menu « Administration », et cliquer sur « Modèles de Workflow » dans l’encart « Workflow » :
Si plusieurs workflows ont été créés, ils sont rangés par ordre alphabétique. Cliquer sur le modèle à assigner à un lot pour l’afficher et le modifier :
Les détails du workflow s’affichent à droite de l’écran. Il suffit de cliquer dans un des cadres pour entrer en mode édition et pouvoir modifier le workflow.
Le contrôle qualité concerne ces 4 entrées :
Cliquer sur pré-rejet du document ou pré-validation du document. Cela ouvre une nouvelle fenêtre :
Choisir de rentre cette étape requise ou non, et assigner l’étape au groupe responsable correspondant. Cliquer sur OK. Si l’étape est requise, elle sera de couleur orange. Si l’étape est non requise, elle sera de couleur bleue.
Cliquer sur Enregistrer quand les modifications sont faites.
Il faudra penser à sélectionner le bon workflow pendant la création du lot.
Repérer les documents à contrôler
Depuis le tableau de bord
Dans l’onglet « documents à contrôler ou en cours de contrôle » :
Cliquer sur la petite flèche de chaque unité documentaire à droite pour ouvrir l’interface de contrôle.
Dans le menu "Contrôles"
L'interface de contrôle
Présentation de l'interface de contrôle
La visionneuse
Par défaut, la visionneuse s’ouvre en mode Mosaïque. Cet affichage est utile pour avoir une vue d’ensemble sur le document.
Pour contrôler dans le détail un document, cliquer sur « Contrôles pages » :
Cela ouvre la vue simple page :
Cela ouvre la vue simple page :
En bas de la visionneuse défile le bandeau avec toutes les pages du document dans l’ordre. La page active est encadrée de bleue. Il est possible dans la visionneuse d’afficher simple page, ou double page ou encore de revenir à la mosaïque en cliquant sur la vignette de la barre de commande supérieure de la visionneuse : 
Signaler une erreur
Dans la zone de contrôle de la page, dès repérage d’une erreur, cliquer dans l’encart « Erreurs » et choisir dans la liste déroulante l’erreur correspondante :
L’erreur se reporte dans l’encart, et la page se marque d’une coche rouge :
Procéder ainsi pour toutes les pages du document. Dans la visionneuse, un code couleur identifie le statut des pages :
- Marque-page vert : la page a été validée
- Marque-page rouge : la page a été rejetée
Attention : si l’on fait défiler les pages dans la visionneuse, celles-ci se marquent automatiquement d’une coche verte.
Valider ou rejeter un document
Une fois toutes les pages du document ou de l’échantillon contrôlées, cliquer sur « Revenir au contrôle global », tout en bas de la zone de contrôle du document :
La visionneuse revient alors au mode mosaïque. Dans l’encart général des contrôles, le nombre d’erreurs est reporté. Le mode mosaïque permet de visualiser toutes les pages en erreur, marquées d’une coche rouge.
Si le nombre d’erreurs dépasse le seuil acceptable, NumaHop affiche une pop-up d’information :
Selon ces informations et le nombre d’erreurs, accepter ou rejeter le document :
Au fur et à mesure que les documents sont traités, ils avancent dans le workflow et disparaissent de l’onglet « Documents à contrôler ou en cours de contrôle » du tableau de bord.
Dans le cas où le contrôle qualité est effectué en deux étapes avec pré-rejet/pré-validation, les documents parviennent sur le tableau de bord des personnes figurant dans le groupe de workflow assigné à la validation définitive des documents.