Utilité du constat d'état
Un constat, pour quoi faire ?
Il décrit l’état matériel du document à un moment donné.
Dans le cadre d’une opération de numérisation, surtout menée par un prestataire extérieur, il est indispensable.
Il et préconisé d’en établir deux :
- Un constat d’état initial, dressé avant les opérations de numérisation,
- Un constat d’état de retour du document, à la fin des opérations.
La comparaison des deux constats permet de vérifier l’évolution de l’état du document.
En cas de dégradation du document, non constatée sur le constat d’état initial, l’établissement pourra demander au prestataire de numérisation de prendre en charge à ses frais la restauration du document.
Catégories du constat d'état
Il existe trois grandes catégories dans le constat d’état :
Créer un constat d'état
Une fois connecté à NumaHOP, le tableau de bord affiche l’état d’avancement des documents selon le workflow prédéfini.
L’onglet « constats d’état à réaliser et valider par la bibliothèque » affiche le nombre de documents concernés. L’onglet se déplie pour faire apparaître tous les documents.
Tant que les constats n’ont pas été validés, ils restent présents dans cet onglet sur le tableau de bord. Ils peuvent donc à tout moment être retrouvés ici, même si certains ont déjà été commencés.
Créer une fiche de constat d'état
Sur l’unité documentaire (UD) concernée, cliquer sur le bouton « Effectuer l’action » :
Puis cliquer sur « Créer le constat d’état ». Le constat d’état pour l’unité documentaire sélectionnée s’ouvre :
Si aucun constat n’a été créé, par défaut le constat qui s’ouvre est celui de l’état initial, à la date du jour. La grille du constat s’affiche et est prête pour être remplie.
Propriétés et valeurs du constat d'état
A noter : les propriétés décrites ci-dessous et leurs valeurs ne sont pas les éléments par défaut de NumaHop. Il est effectivement possible de renommer les propriétés dans les parties, d’en supprimer et d’en rajouter. Il est également possible de rajouter et de supprimer des valeurs correspondantes.
Attention : en cas de partage de serveur NumaHop par plusieurs établissements, les modifications effectuées impactent toutes les instances NumaHop de ces établissements.
Les propriétés et valeurs ci-dessous ont été renommées et ne sont plus les mêmes que l’instance NumaHop par défaut.
Il est possible, pour chaque propriété, de la rendre optionnelle ou même de la masquer, d’associer ou non la possibilité de rajouter un commentaire etc. Ceci fait l’objet d’un autre tutoriel.
Le constat se compose de deux grands ensembles :
- La description du document
- Les points de vigilance pour la manipulation des documents
Le constat est une succession de propriétés prédéfinies (à gauche), auxquels sont accolées un certain nombre de valeurs également prédéfinies (à droite). Il est possible d’adjoindre des commentaires libres aux valeurs choisies, pour documenter le choix de celles-ci.
Selon les paramétrages effectués, certaines propriétés doivent être remplies obligatoirement.
A la fin de chaque catégorie, un bouton « ajouter une nouvelle description » permet de rajouter et dupliquer des propriétés.
Description du document
Plusieurs parties composent cette catégorie qui décrit le document et son état matériel. Les documents au retour de la numérisation seront confrontés à ce qui aura été renseigné dans cette partie.
On y trouve le type de document, la valeur d’assurance, la numérotation, l’état du document et de la reliure…
Un exemple de propriétés et de valeurs dans le template des constats pour la partie Description du document :
La dernière catégorie d’informations à remplir dans la partie Description du document concerne l’estimation du nombre de vues à numériser :
Les points de vigilance pour la manipulation
Directement dédiés au prestataire, qui y trouve là des points d’attention pour manipuler les documents ainsi que des consignes de numérisation.
Un exemple de propriétés possibles :
Ajouter des champs et des descriptions
Le bouton « Ajouter une nouvelle description » en bas de chaque ensemble permet de rajouter une propriété et d’y accoler des valeurs. C’est notamment utile quand il faut accoler plusieurs valeurs à une propriété. Il faut alors dupliquer celle-ci.
Enregistrer, compléter et valider un constat d'état
Enregistrer un constat d'état
Le constat peut être enregistré à tout moment, en cliquant sur le bouton « Enregistrer » permanent sur la page du constat. Il est possible de commencer un constat, puis de l’enregistrer pour le terminer ultérieurement.
A noter : un constat ne pourra pas être enregistré si les propriétés obligatoires ne sont pas remplies.
Retrouver un constat d'état commencé précédemment
Pour revenir sur un constat déjà commencé puis enregistré, il y a deux solutions.
- Soit ouvrir le constat en suivant la procédure décrite au point II.3 pour la création d’un constat : via tableau de bord, et clic sur l’UD de la liste des constats à réaliser.
- Soit retrouver l’UD dans le menu « Documents », cliquer sur l’UD concernée pour l’afficher à droite et entrer dans les détails de l’UD à l’aide du bouton en haut à droite de l’UD :
Cliquer ensuite sur l’onglet Constat d’état pour afficher la grille :
On constate que dans les deux cas, l’affichage de la grille du constat d’état n’est pas le même que lors de sa création :
Les descriptions déjà remplies apparaissent en bleu, et celles non encore remplies n’apparaissent pas.
Compléter un constat d'état
Comme les propriétés non remplies n’apparaissent plus, il faut cliquer sur « ajouter une nouvelle description » et choisir les propriétés manquantes avec les valeurs correspondantes dans les listes déroulantes.
Dans l’exemple suivant, on voudrait rajouter la propriété « Eléments détachés » dans l’état du document.
Cliquer sur « Ajouter une nouvelle description », puis se positionner dans la barre de description créée. Cela ouvre la liste déroulante de propriétés ; cliquer sur celle choisie.
Remplir ensuite les valeurs associées de la même manière que lors de la création du constat.
Valider un constat d'état
Une fois que le constat est terminé, cliquer sur « enregistrer », situé tout en bas du constat. Une vue simplifiée du constat s’affiche :
L’unité documentaire n’apparaît plus dans la liste des constats d’état à réaliser sur la page d’accueil.
Réaliser un constat d'état hors ligne
Télécharger le modèle d'import
Il est possible de dresser les constats d’état hors ligne, dans un tableur excel. Pour cela, utiliser la fonction « opération groupée » du menu « Documents », et cliquer sur « unités documentaires » :
La liste de toutes les unités documentaires créées dans NumaHop apparaît. Pour n’afficher que celles dont il faut dresser des constats, utiliser la fonction filtre.
Filtrer par projet, puis par lot. Bien vérifier que tous les autres champs sont vides
La liste des UD souhaitées s’affiche.
Cliquer sur « tout cocher » en haut à gauche, puis en haut à droite, cliquer sur « Actions sur la sélection » et « modèles d’import des constats d’état » :
Une pop up s’ouvre :
Cliquer sur « Autoriser ». Un fichier excel est créé, à télécharger : condition_report_import.slsx
Travailler dans Excel
Le fichier excel contient autant d’onglet que d’unités documentaires.
On retrouve les propriétés en première colonne, les valeurs (valeur – liste) en colonne D et la zone de commentaire (saisie libre) en colonne E.
En rouge, les propriétés et valeurs obligatoires telles que définies dans le template. En jaune, les valeurs à liste déroulante.
Si une propriété nécessite d’intégrer deux valeurs, dupliquer la ligne concernée :
Dans l’exemple ci-dessous, pour la propriété « Eléments détachés » dans l’état de la reliure, cela concerne à la fois le plat recto et le plat verso :
Attention : toutes les valeurs ne se présentent pas sous la forme de liste déroulante. Par exemple, pour les dimensions du document, il faut indiquer dans les trois cases soulignées de jaune respectivement la hauteur, la largeur et l’épaisseur du document, en millimètres :
S’il n’y a aucune description ni commentaire à renseigner pour une propriété, il suffit laisser celui-ci vide.
Réimporter les constats d'état dans NumaHOP
Revenir sur les UD groupées, de manière à n’afficher que les UD d’un lot. L’idéal est de réimporter quand tous les constats d’un lot sont faits, de manière à ne le faire qu’une fois.
Quand la liste des UD s’affiche, cliquer ensuite sur le bouton en haut à droite « Importer des constats d’état » :
Et choisir le fichier correspondant. Une pop-up s’affiche après un petit temps de traitement, pour indiquer l’import des constats avec la liste des UD concernées :
Vérifier que l'import s'est bien déroulé
Il est possible de vérifier que l’import s’est bien passé en retournant sur l’unité documentaire souhaitée.
Dans le menu « Documents », cliquer sur « Unités documentaires ». La liste des UD s’affiche. Cliquer sur une UD pour laquelle un constat d’état a été importé.
Le détail de l’unité documentaire s’ouvre. Cliquer sur l’onglet « Constat d’état » :
On voit que le constat d’état réalisé dans le fichier excel a été importé dans NumaHop. Il est possible de le modifier si nécessaire.
Exporter un bordereau de constats d'état
Une fois que les constats sont terminés, il est possible d’exporter un bordereau de constats d’état. Il comporte l’ensemble des descriptions pour tous les constats de manière synthétique et sous forme de tableur.
Cocher ensuite les constats concernés ou cliquer sur « tout cocher » si l’opération concerne toutes les UD d’un même lot puis cliquer sur « Actions sur la sélection » à droite de l’écran. Sélectionner « Télécharger le bordereau pdf ».
Un fichier pdf est téléchargé, intitulé « bordereau.pdf ». Il contient la cote des documents, le titre, le nombre de pages et une colonne Synthèse qui reprend l’intégralité des descriptions apportées sur le constat de chaque UD.
Créer un constat d'état de retour
Au retour des documents, il faut vérifier que leur état est conforme à celui d’avant leur départ.
Dans la plupart des cas, le document sera rendu dans le même état qu’à l’aller. En revanche, il est possible que des dégradations soient intervenues sur le document. Dans ce cas, c’est le constat d’état de retour qui mentionnera ces dégradations, et qui sera la base contractuelle pour établir la part de responsabilité du prestataire, et éventuellement la prise en charge de la restauration du document par celui-ci.
La procédure est la même que pour créer un constat d’état. Retrouver les unités documentaires pour lesquelles établir le constat de retour.
Sur la page de l’unité documentaire, dans l’onglet constat d’état, cliquer sur « créer un nouvel état » puis « état constaté au retour » :
Le constat d’état de retour est une duplication du constat initial. Tous les champs remplis lors du premier constat le sont également dans celui-ci.
Si le document présente des dégradations qui n’ont pas été reportées lors du premier constat d’état, il faut alors les rajouter.
Cliquer sur l’onglet « modifier ».
Le constat s’ouvre en mode édition.
Des champs et descriptions supplémentaires peuvent être rajoutés.
Enregistrer le constat une fois terminé.
En haut à droite, cliquer sur le bouton « détails » : 
Cela permet d’afficher les différents onglets constitutifs de l’UD.
Dans l’onglet « Constat d’état », cliquer sur le petit bouton en haut à droite « Constat d’état » pour choisir le format souhaité :
Le fichier se télécharge, et s’intitule « condition_report_cote.pdf ».
S’il y a eu un constat d’état de retour, le document téléchargé présente les deux états : initial et de retour.
Le constat d’état est charté NumaHop et comporte le template de la signature d’un membre de la direction.
