Le déroulé d'un projet dans NumaHOP
Un projet correspond à un ensemble de lots réunis dans une cohérence.
Exemple de projet : une reprise de données, des projets ponctuels de numérisation en interne, ou une année de numérisation courante (par exemple « Numérisation 2022 »).
Il peut contenir un ou plusieurs lots. Un lot est un ensemble de documents eux aussi regroupés dans une cohérence.
Exemple de lot : 36 manuscrits anciens ; un fonds d’archives ; 45 périodiques reliés ; 300 photos.
Un lot peut être découpé en trains. Cela permet notamment de livrer les documents par paquets sur NumaHOP.
Exemple de train : Au lieu de livrer les 27 000 pages des 45 périodiques d’un coup, le lot sera divisé en 3 trains : PER 1 à PER 15, PER 16 à PER 30 et PER 31 à PER 45.
Cela permet d’effectuer les tâches au fur et à mesure, et de planifier le travail en le découpant.
Enfin, le lot contient des unités documentaires. Une UD, c’est l’association d’informations identitaires (libellé, cote, rattachement au projet et au lot), d’une notice, de fichiers images, et éventuellement d’un constat d’état.
NumaHOP fonctionne avec des workflows, dans lesquels chaque étape de la chaîne de traitement est reliée à un groupe d’utilisateurs.
Le workflow s’applique au lot, et donc à tous les trains et UD du lot.
Un lot ne peut donc pas, par exemple, contenir des UD qu’il faut archiver au CINES et d’autres non. Il ne peut pas non plus contenir des UD pour lesquelles il faut faire un constat d’état et d’autres non. Toutes les UD du lot seront traitées dans la même chaîne, seront contrôlées de la même façon, et seront diffusées au même endroit.
Qu'est-ce qu'un workflow ?
Une chaîne d’actions qui se répartissent du début à la fin d’un projet. Il s’applique au lot, et à toutes les UD du lot.
Le workflow comporte toutes les étapes d’un projet de numérisation en partant de son initialisation jusqu’à sa clôture, en passant par les constats d’état, la livraison des fichiers, le contrôle qualité, la validation des documents et des notices puis l’archivage et la diffusion des documents.
Chaque étape est reliée à un groupe utilisateurs.
Le workflow reflète la manière de travailler de l’établissement. Il est possible de créer plusieurs workflows, pour s’adapter aux spécificités d’un projet, ou à la typologie de documents.
L'administration des workflows
Elle comprend deux volets :
- La gestion des groupes utilisateurs
- La création de modèles de workflows
Dans le menu « Administration », Encart « Worflow » :
La gestion des groupes utilisateurs
Chaque étape du workflow devant être reliée à un groupe
d’utilisateurs, il convient de créer ces groupes et d’y associer les
utilisateurs concernés.
Il peut y avoir autant de groupes que d’étapes dans le
workflow, si chaque étape incombe à des personnes différentes. C’est le plus
simple, mais ce n’est pas une obligation.
Cliquer sur « Gestion des groupes » affiche la
liste des groupes de workflow existants. Cliquer sur un groupe pour afficher
ses détails et le modifier. Cliquer sur le bouton + pour en créer un.
Dans l’encart qui s’affiche, nommer le groupe utilisateurs (obligatoire), ajouter une description (facultatif), et indiquer la bibliothèque de rattachement :
En-dessous apparaît l’encart des noms des utilisateurs.
Attention, seuls les utilisateurs ayant un compte NumaHOP apparaîtront dans la liste. Si un usager n’y figure pas, il faudra d’abord lui créer un compte utilisateur.
Cliquer dans la barre « Commencez à taper… » pour faire apparaître la liste déroulante des utilisateurs enregistrés. Sélectionner les personnes devant figurer dans le groupe. Le nom s’implémente dans l’encart :
Ajouter les utilisateurs ainsi de suite puis cliquer sur « Enregistrer ».
Une fois le groupe créé, il apparaît dans la liste des groupes de workflow trouvés, classés par ordre alphabétique.
La création de modèles de workflow
Cette entrée se présente de la même manière que les autres : la liste à gauche (si des modèles ont déjà été créés), et les détails à droite quand on clique sur un modèle.
La liste est rangée par ordre alphabétique, et un bouton + dans la barre de menu permet d’en créer un.
Cliquer sur un modèle de workflow affiche ses détails, et permet d’entrer en mode édition pour le modifier.
Il est possible de créer plusieurs workflows, selon les projets, ou encore la typologie de documents.
Par exemple, une reprise de données d’un passif ayant déjà été archivé au CINES n’aura pas besoin d’intégrer dans son workflow l’archivage. Cette étape sera donc rendue « non requise ».
Certains projets peuvent requérir un contrôle qualité en deux étapes (pré-rejet et pré-validation, puis validation finale).
D’autre part, le workflow par défaut comporte toutes les étapes prévues par NumaHOP, dont la diffusion Omeka ou Internet Archive ; des étapes peut-être non pertinentes pour certains établissements.
Créer un workflow
Appuyer sur le bouton + sur l’interface des modèles de workflow.
Remplir les données d’usage : nom, description et bibliothèque. Choisir de rendre actif ou non le workflow.
Créer un nouveau workflow
Un modèle de workflow est affichéci-contre, avec toutes les étapes sous forme de logigramme.
En vert : l’étape d’initialisation,
En bleu : les étapes non requises,
En orange : les étapes requises. La croix dans ces cases indique qu’il manque des informations à renseigner,
En gris : les étapes automatiques réalisées par NumaHOP,
En rouge : l’étape finale.
Pour paramétrer le workflow, on peut intervenir sur les cases bleues et orange.
Renseigner les étapes obligatoires
Il s’agit des 4 étapes en orange dans le modèle qui s’affiche par défaut, comportant une croix. Elles sont obligatoires et forcément requises :
Il s’agit des étapes suivantes :
- Livraison des documents numérisé
- Contrôle qualité
- Validation du document
- Validation de la notice du document
Cliquer sur une étape, par exemple, « Livraison des documents numérisés ». Une fenêtre s’ouvre :
Indiquer le groupe responsable et cliquer sur OK.
On voit que l’étape est validée par la coche : 
Procéder de même pour les autres étapes.
Personnaliser son workflow
Le reste des étapes est en bleu, donc des étapes non requises par défaut. Mais si elles sont requises dans le circuit tel que décidé par l’établissement, il est possible de les rendre obligatoires.
Pour cela, cliquer sur l’étape concernée. Par exemple, la réalisation et la validation du constat d’état par la bibliothèque.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisir le groupe responsable dans la liste déroulante, et sélectionner « étape requise » dans la liste déroulante associée au type d’étape.
Cliquer sur OK pour enregistrer. L’étape passe en orange avec une coche :
Procéder ainsi pour toutes les étapes concernées.
Une fois le workflow paramétré, cliquer sur Enregistrer.
Le workflow dans un projet et un lot
Le workflow s’applique au lot. C’est dans la création de celui-ci que le workflow sera choisi (voir « créer un lot« ) :
Cela signifie que toutes les Unités Documentaires de ce lot auront le même workflow.
Démarrer le workflow
Avant de commencer un lot, ne pas oublier de démarrer le workflow.
Pour cela, dans le menu « Projets », cliquer sur Projets :
La liste des projets en cours s’affiche. Cliquer sur le projet concerné par le lot pour lequel il faut démarrer le workflow :
Les détails du projet s’affichent à droite :
Cliquer sur le bouton « détails » en haut à droite.
C’est par défaut la liste de toutes les unités documentaires du lot qui s’affiche.
Cliquer sur l’onglet Lots dans la barre de menu pour afficher les lots :
La liste des lots du projet apparaît.
Repérer le lot pour lequel démarrer le workflow et cliquer sur le bouton « démarrer le workflow à droite » :
La fenêtre suivante s’ouvre, cliquer sur « Confirmer » : 